数据保护中的年度财务报表

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在年底，绘制资产负债表。大家可能都会把新年的到来与会计部门的年度财务报表和人力资源部门的繁忙活动联系在一起。

在本文中，我们想看一下数据保护法下的年度财务报表，数据保护专员用它来回顾过去的一年。

通过“数据保护官年度报告”，数据保护官可以总结过去一年的活动，并向负责的管理层提供公司数据保护的最新状况。此外，还可以在此讨论上一份年度报告中计划的活动，并将其与成功实施的活动进行比较。

数据保护专员年度报告
年度报告应说明从数据保护的角度监控了哪些单独的项目和主题。

新流程、系统或程序
例如，这包括已集成到公司中的新流程、系统或数据处理程序。年度报告应显示整合的进展情况以及实施和数据保护文档所处的阶段。应指出签订数据处理合同（DPA）或调整流程以遵守数据保护法规所涉及的任何困难或增加的成本。必须向读者提供关于今年年初当前形势的最佳描述。接下来应该概述还需要采取哪些进一步的措施或预计明年还需要哪些支出。此时还应强调整合带来的风险。

当局/数据主体的请求、数据泄露和其他事件
个别事件，例如监管机构或数据主体的询问以及数据泄露，也应成为年度报告的一部分。

报告中必须简要介绍监管机构的调查以及在这些案件中进行的沟通情况。问题在下一个日历年仍然 具有相关性并且通信继续进行的情况并不少见。

如果数据主体的询问没有及时得到答复或者答复不充分，则应予以处理。由此，您可以对您自己的流程进行必要的调整。否则，就必须修改处理程序以满足受影响者的要求。数据主体查询的总数可能表明透明度义务在其他方面没有得到充分履行。根据第 14 条对信息进行调整。可以在此考虑 GDPR 第 13 条，以预测数据主体的进一步请求。

任何数据泄露以及向监管机构或受影响者提交的任何报告也是年度数据保护报告的一部分。当务之急是表明因数据保护违规而产生的任何未解决的问题是否会延续到新的一年。另一方面，重要的是要证明是否已经实施了防止进一步发生事件的计划措施。特别是长期措施也可以持续到今年年底之后。为了完整起见，还必须提及成功完成的措施。

培训、合作和文档的状态
除了当前的日常事件外，还应传达数据保护的总体状况。

培训结果或与部门和数据保护协调员的沟通合作是重要因素。这可以得出有关公司内部数据保护整合的结论。数据保护官员的评估在这方面很有帮助，因为它们表明记录的流程是否正在实际实施。

文档的状态，特别是程序目录，是另一个相关点。原则上，本目录将不断进行调整和补充。所以它可能永远不会“完成”。然而，各个流程的及时性、详细程度和记录流程的数量可以对现状进行良好的评估。如果有必要，可以在此时处理任何数据保护影响评估。由于这些需要公司内部投入大量的工作和时间，巴西商业传真列表 因此在规划过程中应该考虑到它们的实施。

此外，根据《公司法》第 20 条，公司所使用的信息可以成为年度财务报表的重要主题。 13 GDPR。它们的调整和修订通常应伴随流程的整合或变更。这些调整是否已经实施以及实施到何种程度可以在此显示。

数据保护审计
审计行为（由公司本身或公司内部的第三方进行）也应记录在年度报告中。虽然可以参考各自的审计报告来了解各个结果，但成功进行的审计总数无疑是数据保护报告中值得欢迎的关键数字。如果审计中发现任​​何发现，还必须解释其处理过程。

数据删除
另一个重点是数据删除。年底了，各种截止日期也都会结束。根据内部组织，可以解决这个问题。同样，也可以包括任何删除日的结果。

来年的任务
对来年的展望也可以涉及自己公司以外的话题。法律的变化或预期的法院判决通常会为未来蒙上阴影。从数据保护的角度来看，这对您自己的公司来说可能也是一个相关问题。

因此，年度报告提供了年初数据保护状况的快照。让读者了解哪些主题和流程已经完成以及来年需要考虑哪些任务。根据数据保护管理系统中文档的当前状态，必须确定开放点并将其作为来年的任务。必须与管理层协调并（如有必要）与各部门协调来年任务的优先顺序和时间安排。数据保护官可能会在年度报告中注明其认为建议的优先事项。由此产生的任务构成了新历年的基础。下一份年度报告中可以再次提及这一点。

结论
与艺术的要求相反GDPR第59条对于数据保护监管机构而言，根据现行法律，内部和外部数据保护官员无需准备活动报告。然而，必须考虑到责任人的责任和记录义务，这可能使得活动报告成为必要。从数据保护官的角度来看，活动报告是确保向控制者提供正确的文件和尽职尽责的信息和建议的有效工具。因此，值得尽快创建这个，以便为新的一年的开始打下坚实的基础。